A gestão das observações — aceitar, adiar, recusar
As observações que recebemos da auditoria externa (a checagem feita por uma IA de outro fornecedor, independente da equipe interna) costumam vir de um ângulo que a equipe interna sozinha não enxerga, e por isso têm valor. Mas aceitar incondicionalmente tudo o que essa auditoria aponta é outra questão.
Uma observação estar "correta" e essa mesma observação dever "ser aplicada tal como está ao projeto atual" nem sempre são a mesma coisa. Neste capítulo, vamos falar sobre como lidamos com as observações da auditoria externa.
Partimos do princípio de que quem está de fora não conhece todo o contexto
A auditoria externa nem sempre tem acesso à política operacional compartilhada pelos 7 agentes internos (as IAs responsáveis por sete funções distintas), ao histórico acumulado de discussões, ou às prioridades atuais do projeto. Ela julga com base no material entregue e na documentação explicativa daquele momento.
Isso não é uma falha, e sim uma característica da posição que a auditoria externa ocupa. É justamente por não conhecer o contexto em excesso que ela consegue captar pontos cegos que a equipe interna deixa passar. Como já mencionamos em O papel da auditoria externa "+1", os 7 agentes internos atuam dentro da mesma estrutura de design, o que torna difícil perceber problemas fora dessa estrutura. A auditoria externa cumpre o papel de observar de fora.
Porém, entre as observações feitas sem conhecer o contexto, aparecem algumas que "fazem sentido como regra geral, mas não combinam com o momento atual do projeto". Por exemplo, às vezes recebemos uma observação pedindo robustez de nível de produção para um mecanismo que ainda está em fase de validação. A observação em si não está errada, mas decidir se vale a pena investir esse custo na fase atual é outra questão, que exige um julgamento à parte.
Separar "a observação correta" de "a observação a se fazer agora"
Diante disso, passamos a classificar as observações em três categorias: aceitar, adiar e recusar.
Aceitar é quando o conteúdo da observação está correto e vale a pena tratá-lo já nesta fase. Nesse caso, aplicamos a mudança sem rodeios.
Adiar é quando a direção da observação está correta, mas começar a tratá-la agora acabaria pressionando outras prioridades. Nesse caso, apenas registramos o motivo e revisamos depois, em outro momento. A diferença em relação a simplesmente ignorar é que aqui tomamos, de forma explícita, a decisão de "tratar isso mais tarde".
Recusar é quando a própria observação não se encaixa com a filosofia de design ou com o objetivo atual do projeto. Isso não significa que a auditoria externa esteja errada: é um desalinhamento natural, que nasce da diferença de ponto de vista. Como escrevemos em Por que repetimos "três rodadas"?, esse desalinhamento diminui aos poucos à medida que repetimos as trocas. Não é raro que uma observação feita na primeira rodada já esteja resolvida na segunda.
Qual das três categorias se aplica não depende só do conteúdo da observação, mas também de compará-la com o que o projeto está priorizando no momento. A mesma observação pode ser aceita em um período e adiada em outro.
Mesmo ao recusar, registramos o motivo
Das três categorias, a mais difícil de lidar é a de recusar, porque pode parecer que "ignoramos a observação".
Por isso, sempre que decidimos recusar uma observação, passamos a registrar o motivo. Deixamos uma explicação do tipo: "entendemos a intenção da observação, mas, por este motivo, não vamos aplicá-la a este projeto". Isso é também uma forma de respeito com a auditoria externa, e serve para que, se a mesma observação voltar depois em outra forma, seja possível consultar a decisão anterior.
Uma recusa sem motivo registrado, na prática, não é diferente de "deixar passar porque dava trabalho". No processo de colocar o motivo em palavras, às vezes percebemos se a recusa realmente faz sentido ou se o caso deveria ser adiado.
Quem decide, no fim, em qual categoria cada observação se encaixa é uma pessoa. A observação da auditoria externa é um insumo para a decisão, não a decisão em si. É graças a essa linha divisória que conseguimos incorporar o ponto de vista externo sem nos afastar do objetivo do projeto.