La regla de oro no es fija
En los capítulos anteriores, hemos revisado el uso de la regla de oro (aquí: el proceso de consultar en paralelo a los 7 roles internos más 1 auditoría externa, con un máximo de 3 rondas).
La ronda 1 sirve para sacar los puntos débiles. Las rondas 2 y 3 refuerzan la decisión. Este flujo funciona bien para decisiones de cierto peso.
Sin embargo, hubo un momento en que ese ritmo empezó a generar incomodidad.
La sensación de «¿otra vez desde cero, 3 rondas?»
Fue cuando varias decisiones se acumularon en poco tiempo.
Cada una por separado no era grande. Pero al apilarse los casos, surgió una pregunta: «¿es necesario hacer 3 rondas completas también en esta fase (aquí: etapa o momento del proceso)?»
En concreto, la situación era así.
- Se habían procesado varios casos similares en poco tiempo, con casi el mismo contexto de decisión.
- El auditor externo (Antigravity) ya había verificado el mismo tipo de problema en un ciclo reciente.
- La naturaleza de la pregunta no era «exploratoria (aquí: evaluar opciones sin precedente)» sino «ejecutiva (aquí: avanzar en algo ya decidido)».
En este tipo de situación, ¿tiene sentido hacer siempre 3 rondas completas? Esa pregunta surgió.
Por qué creíamos que el procedimiento era fijo
Si lo pensamos, la razón se vuelve clara.
Al comienzo del uso, estábamos en una fase donde el propio diseño era incierto. Aún no teníamos una sensación clara de qué era apropiado. Hacer 3 rondas completas era la manera de garantizar precisión. En ese momento, nos pareció la decisión correcta.
El problema fue que esa decisión de diseño se fue consolidando, de forma implícita, como una regla de «3 rondas completas en cualquier situación».
Cumplir el procedimiento se había vuelto el objetivo. Sin pausa para preguntarnos «¿este procedimiento encaja con esta situación?», el uso continuó.
Cuando una regla se desconecta del contexto que le da sentido, se convierte en un costo procedimental. La forma que debía proteger el objetivo acaba retrasando su logro. Esto puede ocurrir en cualquier sistema.
La naturaleza de la situación determina la forma óptima de operar
Aquí llegamos a una conclusión.
El propósito original de la regla de oro es «garantizar la calidad de las decisiones». Si es así, es natural que la forma óptima de operar varíe según la situación. El objetivo no es hacer 3 rondas, sino proteger la calidad de la decisión.
Si miramos las situaciones de manera amplia, podemos distinguir dos tipos.
Situaciones exploratorias: elecciones sin precedente, cambios de alto riesgo, decisiones que afectan al núcleo de la gobernanza (aquí: las reglas de control y supervisión del sistema). En estas situaciones, hacer las 3 rondas con cuidado fortalece la decisión. La ronda 1 saca los problemas; las rondas 2 y 3 los resuelven. Este ritmo funciona.
Situaciones ejecutivas: el auditor externo ya verificó un caso similar en un ciclo reciente, el proceso es muy repetitivo, o los elementos de decisión ya están todos disponibles. En este tipo de situación, puede ser posible alcanzar el objetivo reduciendo el número de rondas.
El propósito es el mismo en ambos casos: «proteger la calidad de la decisión». Lo que varía es el número de pasos necesarios para llegar a ese objetivo.
Lo que cambió con esta comprensión
Esto no es una propuesta de «abandonar la regla de oro».
El «máximo de 3 rondas» no ha cambiado. Ahora entendemos que es un límite superior, no un valor fijo. Según la situación, puede justificarse ir directamente a la auditoría externa o completar el proceso en 1 sola ronda. Para eso hace falta un criterio de decisión.
También cambió el orden de operación.
Antes, desde la ronda 1, ya pensábamos en «cómo reforzar la decisión en las rondas 2 y 3». Ahora, primero miramos: «¿esta situación es exploratoria o ejecutiva?». Según esa evaluación, decidimos si hacer el proceso completo o si podemos reducirlo.
Antes de entrar al procedimiento, observamos la situación. Ese solo paso adicional cambia considerablemente el peso del trabajo.
«¿Cuáles son las condiciones en que se necesitan 3 rondas completas?» «¿Cuáles son las condiciones en que se puede reducir?». Estas preguntas son las que nos llevamos. El mismo enfoque que usamos al diseñar la regla de oro por primera vez vuelve a ser necesario aquí.