El principio de documentación
En la entrega anterior se explicó el enfoque de diseño que consiste en exigir confirmación y registro cuanto más irreversible sea una acción (acción irreversible). Esta vez queda por dejar escrito el concepto de principio de documentación (aquí: la práctica de registrar todas las decisiones y juicios de trabajo en archivos, sin depender de la memoria ni de la comunicación verbal), que eleva ese acto de «registrar» a la categoría de principio.
Qué es el principio de documentación
El principio de documentación es la regla de dejar en archivos o documentos las decisiones y los juicios de trabajo, sin fiarse de la memoria ni de conversaciones orales.
Quizá pienses: «eso es lo más obvio del mundo». Sin embargo, en un contexto donde se coordinan múltiples IA (agente de IA) de forma organizada, esa obviedad se vuelve especialmente importante.
Entre personas, basta una conversación para confirmar «esto lo decidimos antes, ¿verdad?». Las IA, en cambio, no tienen memoria que atraviese sesiones distintas de forma nativa. Si cambia la sesión, lo que se decidió, y el motivo detrás de ese diseño, desaparece a menos que quede registrado en algún documento.
Por eso «dejar registro» no es una aspiración, sino un principio estructuralmente necesario.
Por qué funciona dejar registro
Tener algo documentado produce, en términos generales, tres efectos positivos.
El primero es poder verificarlo más adelante.
Si una decisión fue correcta o errónea, muchas veces solo se sabe después de ejecutarla. Si no existe registro de «por qué se decidió eso en aquel momento», no hay punto de partida para la verificación. Solo quedan sensaciones del tipo «salió bien, no sé bien por qué» o «falló, tampoco sé por qué», y eso no conduce a ninguna mejora.
Con un registro es posible contrastar: «en ese momento se decidió esto bajo tales supuestos, y el resultado fue este». Al acumular esos contrastes, la calidad de las decisiones mejora poco a poco.
El segundo es poder rastrear la responsabilidad.
En una estructura en la que se delegan tareas a IA, es fácil que «quién decidió qué» quede difuso. Si tanto la salida de la IA como la aprobación (aprobación final) humana «simplemente fluyeron» sin quedar claras, cuando surge un problema es imposible identificar la causa.
El principio de documentación también implica dejar una traza (aquí: un registro que permite verificación posterior, identificando quién decidió, cuándo y bajo qué rol), del tipo: «esta decisión la tomó tal rol en tal momento». Con una traza, los problemas se pueden analizar de forma estructural. Si se conoce la causa, se puede diseñar una solución que evite que se repita.
El tercero es poder hacer una transferencia a otra IA o al siguiente responsable.
Este aspecto de la transferencia es especialmente valioso cuando se trabaja con IA.
Al pasar una decisión de diseño de una sesión a la siguiente, sin documentos habría que explicarlo todo desde cero. En cambio, si el contexto de la decisión, el motivo por el que se eligió esa opción y las alternativas descartadas quedan en un documento, la siguiente IA puede retomar desde ahí. Lo mismo aplica cuando cambia una persona responsable.
Reducir el coste de transferencia es también una condición para mantener una organización operativa de forma continua.
Cómo se aplica en la práctica
Entender el principio es un primer paso, pero sin ver «qué escribir y cómo» de forma concreta, es difícil ponerse en marcha. A continuación se deja registro de la operación que se está ensayando en este proyecto.
Las decisiones se vuelcan a un archivo en el momento en que se toman.
«Ya lo redactaré todo junto después» equivale en la práctica a no escribirlo nunca. Justo después de tomar una decisión o cambiar un diseño, se registra en el archivo, aunque sean una o tres líneas. Añadir aunque sea una frase de «por qué se eligió esto» y «qué otras opciones había» cambia completamente la claridad al releerlo más adelante.
Los archivos se guardan en un lugar donde puedan encontrarse.
Un registro que existe pero no se puede localizar equivale casi a no existir. Lo ideal es decidir de antemano tres cosas: convención de nombres, lugar de almacenamiento e índice. En este proyecto se define explícitamente dónde van los documentos de diseño, y cuando hay cambios se actualiza ese archivo.
No hay que intentar escribirlo todo de forma perfecta.
El mayor enemigo del principio de documentación es «querer escribirlo perfecto y acabar sin escribir nada». Una lista de puntos o una nota de una línea son claramente mejores que nada. Primero se crea el hábito de dejar rastro de cada decisión, aunque sea tosco. La precisión se puede mejorar después, cuantas veces haga falta.
Dejar registro es también una cuestión de honestidad. Documentar «por qué se tomó esa decisión» significa crear las condiciones para que alguien, más adelante, pueda hacerse cargo de ese juicio, ya sea uno mismo u otra persona.
Ahora bien, a medida que los registros se acumulan, aparece otro problema. Si los documentos se dispersan por distintos lugares, resulta imposible saber cuál es la información correcta y más reciente. Cuantos más documentos existen, más necesario es también diseñar cómo gestionarlos.