La primera ronda: construir los cimientos
De las tres rondas, la primera es la que recoge la mayor cantidad de observaciones.
Esto no se debe a que los entregables de la primera ronda sean de baja calidad. Lo que ocurre es que, en una etapa todavía imprecisa, se aplican al mismo tiempo la perspectiva de la auditoría externa y los puntos de vista de los siete subagents internos. Eso hace que los puntos ciegos sean más fáciles de identificar.
El papel de la primera ronda
La primera ronda está pensada como «la ronda en la que se extraen todas las asperezas».
Cuando se somete por primera vez un diseño nuevo, un capítulo nuevo o una política nueva a consulta (es decir, el proceso de reunir confirmaciones), quien ha creado el trabajo siempre tiene supuestos que no llega a percibir. Lo que se escribió pensando «es obvio que debe ser así» puede parecer insuficientemente explicado desde otro punto de vista especializado. El desajuste entre lo que existe en la cabeza del diseñador y lo que está escrito en el entregable es difícil de ver desde dentro.
La consulta de la primera ronda sirve para hacer visible ese desajuste. Por mucho que el diseñador relea su propio trabajo, el conocimiento que trae como supuesto se leerá como «algo evidente» y pasará desapercibido. Sin una primera mirada externa, ese desajuste no llega a aflorar.
La auditoría externa identifica primero dónde conviene centrar las confirmaciones, y los siete subagents internos verifican en paralelo desde sus respectivas áreas especializadas. Cuando la primera ronda sigue este flujo, empiezan a salir a la superficie aspectos que quien diseñó no había llegado a percibir.
Por qué la primera ronda genera más observaciones
A continuación se explica con algo más de detalle por qué surgen tantas observaciones.
En la primera ronda, todos ven el borrador o el diseño «por primera vez». Solo en la primera ronda se mira el material original, no una versión ya corregida. En esa primera mirada, las confirmaciones se realizan sin que los supuestos del diseñador se hayan compartido previamente. Es entonces cuando emergen observaciones básicas como «la definición de este término no está clara», «la conexión con el capítulo anterior es difícil de seguir» o «este punto carece de respaldo suficiente».
En concreto: si se escribe en una sola línea «Se asume que el Kill Switch (mecanismo de parada de emergencia) ya está configurado», quienes no son el diseñador no reciben la información de «en qué estado se activa» ni «quién lo opera». En la cabeza del diseñador todo está conectado, por lo que rara vez se percibe que falta esa explicación. La primera ronda es la ronda que hace visible esa clase de omisiones.
Esto es una buena señal. «Muchas observaciones» no equivale a «muchos problemas»; es más exacto leerlo como «muchos puntos ciegos que pudieron hacerse visibles».
Acumular «los cimientos»
Una vez que se incorporan las observaciones surgidas en la primera ronda, se termina de construir «una base capaz de sostener la consulta».
Si se intenta avanzar sin esa base, más adelante serán necesarias correcciones de raíz. No se trata de ajustar las ramas del diseño, sino de reconstruir la raíz. Dedicar tiempo a la primera ronda reduce el costo de las correcciones posteriores.
La primera ronda tiene además otro significado importante. Queda registro de cómo reaccionaron los siete subagents internos ante las perspectivas que planteó la auditoría externa en su primera pasada. Se acumula información como «esta perspectiva fue recogida correctamente», «esta observación también estaba compartida internamente» o «este punto no llegó a detectarse».
Ese registro se convierte en el punto de partida de las confirmaciones en la segunda y tercera ronda.
Después de terminar la primera ronda
Cuando la auditoría externa completa su segunda verificación de la primera ronda, llega una de estas respuestas: «devolución» (instrucción de corregir y reenviar), «GO condicional» (está bien si se corrige) o «se necesita una revisión general».
Que todo termine en GO es poco frecuente. Al contrario: que haya pocos GO en la primera ronda es prueba de que la función de consulta está operando con normalidad.
Se corrige lo que ha sido devuelto y se prepara para la siguiente ronda. Registrar qué se corrigió incide directamente en la eficiencia de la segunda ronda. Si queda claro «qué se señaló en la ronda anterior», los siete subagents internos pueden verificar en la segunda ronda comparando con la vez anterior. De lo contrario, habrá que revisar las mismas secciones desde el principio. Sin registro, la segunda ronda acaba repitiendo prácticamente las mismas confirmaciones que la primera.
Definir desde el principio la primera ronda como «la ronda en que se extraen todas las asperezas» permite recibir las observaciones sin agitarse, por muchas que sean. Cuantas más lleguen, mejor: esa es la posición desde la que se trabaja.