Cómo gestionamos las observaciones: adopción, espera y no adopción
La auditoría externa (una revisión de un tercero, hecha por la IA de otro proveedor e independiente de lo interno) nos entrega observaciones que muchas veces valen la pena, porque llegan desde un ángulo que no vemos solo con lo interno. Pero adoptar sin más cada observación que recibimos es otro tema.
Que una observación sea «correcta» y que debamos reflejarla tal cual en el proyecto actual no son siempre lo mismo. En este capítulo explicamos cómo gestionamos las observaciones de la auditoría externa.
Leemos partiendo de que lo externo no conoce todo el contexto
La auditoría externa no siempre conoce las normas de trabajo, el historial de discusiones ni las prioridades actuales del proyecto que comparte el equipo interno de siete roles (siete IA, cada una a cargo de una función distinta). Juzga a partir del entregable que recibe y del material explicativo del momento.
Esto no es un defecto: es la condición misma de ocupar el lugar de auditoría externa. Precisamente porque no conoce el contexto en exceso, puede detectar puntos ciegos que lo interno pasa por alto. Como mencionamos en El papel de la auditoría externa: el «+1», los siete subagentes internos se mueven dentro del mismo marco de diseño, por lo que la estructura misma dificulta notar los problemas que quedan fuera de ese marco. La auditoría externa cumple el papel de mirar desde fuera de ese marco.
Sin embargo, entre las observaciones que llegan sin conocer el contexto, se mezclan algunas que son «correctas en términos generales, pero no encajan con el punto en el que está el proyecto ahora». Por ejemplo, a veces recibimos observaciones que piden una robustez pensada para producción, aplicada a un mecanismo que todavía está en fase de verificación. La observación en sí no está fuera de lugar, pero si vale la pena invertir ese costo en la fase actual es una decisión distinta.
Separamos «la observación correcta» de «la observación que hay que atender ahora»
Aquí decidimos clasificar las observaciones en tres categorías: adopción, espera y no adopción.
Adopción es cuando el contenido de la observación es correcto y, además, vale la pena atenderlo en la fase actual. Estas las reflejamos sin más.
Espera es cuando la dirección de la observación es correcta, pero empezar de inmediato presionaría otras prioridades. En estos casos solo dejamos registrado el motivo y lo revisamos en el siguiente momento oportuno. La diferencia con dejarlo abandonado es que aquí tomamos, de forma explícita, la decisión de «atenderlo más adelante».
No adopción es cuando la observación en sí no encaja con la filosofía de diseño o el objetivo actual del proyecto. No es que la auditoría externa esté equivocada: es un desajuste natural que nace de la diferencia de punto de vista. Como escribimos en ¿Por qué repetir tres rondas?, al repetir el intercambio varias veces, este tipo de desajuste se va reduciendo poco a poco. No es raro que una observación de la primera ronda ya esté resuelta para la segunda.
A cuál de las tres categorías corresponde una observación se decide no solo por su contenido, sino cruzándolo con lo que el proyecto prioriza en ese momento. Una misma observación puede pasar a adopción o a espera según la etapa.
También registramos el motivo cuando no adoptamos algo
De las tres categorías, la más difícil de manejar es la no adopción, porque puede parecer que «ignoramos» la observación.
Por eso, cuando decidimos no adoptar algo, siempre registramos el motivo. Dejamos una explicación del tipo: «entendimos el sentido de la observación, pero por tal razón no la aplicamos a este proyecto». Esto es, a la vez, una cortesía hacia la auditoría externa y una forma de poder revisar la decisión pasada si la misma observación regresa más adelante en otra forma.
Una no adopción sin motivo escrito equivale, en la práctica, a «dejarla pasar porque daba pereza». Al poner el motivo en palabras, a veces vemos con más claridad si de verdad conviene no adoptarla, o si en realidad debería pasar a espera.
Quién decide, al final, en cuál categoría cae cada observación, es una persona. Las observaciones de la auditoría externa son material de juicio, no el juicio en sí. Gracias a esta línea divisoria, podemos incorporar la mirada externa sin salirnos del objetivo del proyecto.