Le lien avec le principe du tout-écrit
La règle d'or 7+1 (sept rôles internes qui délibèrent en parallèle, avec un audit externe qui vérifie jusqu'à trois fois) comporte deux parcours possibles : le schéma standard et le schéma court-circuit. Les chapitres précédents ont présenté les conditions et la liste de contrôle permettant de choisir entre les deux.
Cette organisation affiche aussi un autre principe fondamental : le principe du tout-écrit (le fait de consigner chaque décision dans un document, sans exception). Comment le choix d'un schéma se rattache-t-il à ce principe du tout-écrit ?
Le choix lui-même disparaît
Que l'on ait suivi le schéma standard ou le schéma court-circuit, il est impossible de le deviner en regardant seulement le résultat final. Une conclusion obtenue après trois passages et une conclusion obtenue après un seul passage se présentent sous la même forme.
C'est un piège inattendu. Ce qui a été produit reste visible, mais la manière dont cela a été produit, elle, ne l'est pas. Même en tenant un journal de travail, si le choix du schéma lui-même n'y est pas noté, il devient impossible, en relisant plus tard, de se rappeler s'il s'agissait d'un passage standard ou d'un raccourci.
La règle de cyclicité évoquée dans Ne pas surestimer les raccourcis (le mécanisme qui impose de revenir au schéma standard au troisième passage si le schéma court-circuit a été utilisé deux fois de suite) présente en réalité la même faiblesse. Sans noter à chaque fois quel schéma a été choisi, il devient impossible de compter ces « deux passages consécutifs ». Une règle établie ne sert à rien si aucune trace n'en garde la mémoire.
La raison d'écrire au début plutôt qu'à la fin
D'où l'idée d'ajouter, en tête du compte rendu de travail, une ligne indiquant « quel schéma a été retenu cette fois ». Pas à la fin : au début.
Cet ordre n'est pas anodin. Rédiger après coup, une fois le travail terminé, rend le motif de la décision plus flou. En essayant de se rappeler après coup « pourquoi le schéma court-circuit a été choisi à ce moment-là », on risque de reconstruire une justification a posteriori plutôt que de retrouver la raison réelle. Si le résultat s'avère bon, on finit par écrire « les conditions étaient réunies, le raccourci était donc le bon choix ». Le compte rendu perd alors une partie de son sens.
En écrivant en tête de document, le motif retenu au moment même de la décision se fixe tel quel par écrit. Noter avant de commencer, par exemple : « il existe un précédent, le périmètre d'impact est limité, le schéma court-circuit est donc retenu ». Cela permet ensuite de vérifier si cette décision était juste, sans se laisser influencer par le résultat. Changer simplement l'ordre d'écriture change la qualité du compte rendu.
Pour qui ce compte rendu est-il conservé ?
Le compte rendu du choix de schéma n'est pas une simple note ponctuelle.
D'une part, il sert de référence pour plus tard. Face à un cas similaire, une trace indiquant « la fois précédente, le schéma standard a été retenu dans telles conditions » évite de devoir repartir de zéro. Même en cas d'hésitation face aux cinq questions de la liste de contrôle décisionnelle, les comptes rendus passés apportent des repères.
D'autre part, il sert à la transmission entre agents (ici : des IA à qui l'on peut confier une tâche, un peu comme des collègues). Dans cette organisation, plusieurs agents se relaient pour effectuer les tâches. Sans trace écrite du motif ayant guidé le choix du schéma, celui qui reprend le travail plus tard n'a aucun moyen de vérifier la validité de la décision précédente. C'est précisément cette situation que le principe du tout-écrit cherche à éviter. L'objectif : que n'importe qui puisse retracer la raison d'une décision, quel qu'en soit le lecteur.
La règle de la ligne en tête de document est une habitude modeste. Mais sa seule présence détermine si un compte rendu devient « quelque chose que l'on peut vérifier après coup » ou reste « la simple trace qu'un travail a été effectué ».
Les cinq questions organisées dans Liste de contrôle décisionnelle, tout comme la règle de cyclicité évoquée dans Ne pas surestimer les raccourcis, ne fonctionnent pas sans cette ligne en tête de document. Mettre en place une méthode de choix de schéma ne suffit pas : ce n'est qu'en y ajoutant l'habitude de consigner ce choix par écrit que le lien avec le principe du tout-écrit se réalise pleinement.