La règle d'or n'est pas figée
Dans les chapitres précédents, nous avons parcouru les usages de la règle d'or (ici : la procédure de consultation parallèle des 7 rôles internes et d'un audit externe, en maximum 3 cycles).
Le premier cycle permet de faire émerger les failles. Les deuxième et troisième cycles renforcent la solidité des décisions. Cette approche fonctionne bien pour les décisions qui ont un certain poids.
Pourtant, à un moment donné, ce rythme a commencé à sembler décalé.
« Encore trois cycles depuis le début ? »
Cela s'est produit lors d'une période où plusieurs décisions se sont accumulées sur un court laps de temps.
Chaque décision, prise séparément, n'était pas très importante. Mais à mesure que les dossiers s'empilaient, une question est apparue : « Dans cette situation (ici : cette phase, cette étape), faut-il vraiment effectuer les 3 cycles complets ? »
Concrètement, voici le contexte.
- Des dossiers similaires avaient été traités plusieurs fois récemment, dans un contexte de décision presque identique.
- L'auditeur externe (Antigravity) avait déjà examiné le même type de problème lors d'un cycle récent.
- La nature des questions était de type « exécution (ici : faire avancer ce qui est déjà décidé) » et non de type « exploration (ici : examiner des choix sans précédent) ».
Avait-il vraiment du sens d'effectuer 3 cycles complets à chaque fois dans ce genre de situation ? Cette question s'est posée.
Pourquoi avions-nous cru que la procédure était fixe ?
En y réfléchissant, la raison devient claire.
Au début de la mise en œuvre, le niveau d'incertitude sur la conception elle-même était élevé. Il n'y avait pas encore de repère sur ce qui était approprié. C'est en effectuant systématiquement les 3 cycles complets que la fiabilité était garantie. Ce choix était juste pour l'époque.
Le problème, c'est que cette décision de conception s'est transformée, implicitement, en règle : « 3 cycles complets dans toutes les situations. »
Respecter la procédure était devenu le but. L'exploitation a continué sans jamais s'arrêter pour se demander : « Est-ce que cette procédure convient à cette situation ? »
Lorsqu'une règle est coupée du contexte qui explique « à quoi elle sert », elle devient un simple coût procédural. La forme censée protéger le but finit par retarder l'atteinte de ce but. Cela peut arriver avec n'importe quel système.
La nature de la situation détermine la meilleure façon de procéder
Une prise de conscience a émergé ici.
L'objectif premier de la règle d'or est de « garantir la qualité des décisions ». Il est donc naturel que la meilleure façon de procéder varie selon la situation. Le but n'est pas d'effectuer 3 cycles, mais de préserver la qualité des décisions.
En examinant les situations dans leur ensemble, on peut en distinguer deux types.
Situations de type exploratoire : choix sans précédent, changements à haut risque, décisions touchant au cœur de la gouvernance. Dans ces situations, prendre le temps d'effectuer les 3 cycles complets renforce la solidité des décisions. Le premier cycle fait émerger les failles, les 2e et 3e les éliminent. Ce rythme fonctionne.
Situations de type exécutoire : l'audit externe a déjà examiné le même type de problème récemment, traitements à haute répétabilité, tous les éléments de décision déjà réunis. Dans ce type de situation, il est parfois possible d'atteindre l'objectif en réduisant le nombre de cycles.
Dans les deux cas, l'objectif est le même : « préserver la qualité des décisions ». Ce qui diffère, c'est le nombre d'étapes nécessaires pour y parvenir.
Ce que cette prise de conscience a changé
Il ne s'agit pas d'« abandonner la règle d'or ».
« 3 cycles au maximum » n'a pas changé. Simplement, la perception a évolué : il s'agit d'un plafond, pas d'une valeur fixe. Selon la situation, passer directement à l'audit externe ou conclure en un seul cycle peut être justifié. Cela nécessite des critères de jugement pour en décider.
La séquence opérationnelle a également changé.
Auparavant, dès le premier cycle, la réflexion portait déjà sur « comment renforcer la solidité aux 2e et 3e cycles ». Maintenant, la première étape est de se demander : « Cette situation est-elle de type exploratoire ou de type exécutoire ? » Ce diagnostic détermine ensuite la décision : effectuer les cycles complets ou les réduire.
Avant d'entrer dans la procédure, on examine la situation. Ce seul geste préalable change considérablement le poids de l'exploitation.
« Dans quelles conditions les 3 cycles complets sont-ils nécessaires ? » « Dans quelles conditions peut-on les réduire ? » Nous gardons ces questions pour la suite. C'est la même manière de poser les problèmes que lors de la conception initiale de la règle d'or.