Conditions d'adoption du modèle standard (type construction-de-base)
La règle d'or « 7+1 » n'impose pas toujours de parcourir les 3 cycles en entier. Dans le chapitre précédent, nous avons décrit le point de bascule à partir duquel réduire le nombre de cycles est acceptable.
Mais, à l'inverse, dans quelles situations ne faut-il rien abréger ? Voici les conditions dans lesquelles il convient d'adopter le modèle standard, c'est-à-dire parcourir les 3 cycles complets.
La procédure « consulter les 7 rôles internes (leur demander leur avis), soumettre le travail à un audit externe, et répéter jusqu'à 3 cycles » est appelée modèle standard dans cette série. Parce qu'il s'agit de construire à partir des fondations, on l'appelle aussi type construction-de-base. Cela prend du temps et de l'énergie. Malgré cela, il existe des situations où il vaut mieux ne rien abréger.
Condition 1 : Introduction d'une nouvelle architecture
Lorsqu'on conçoit une architecture (ici : la structure d'ensemble d'un système) pour la première fois, on adopte le modèle standard.
Quand on crée une nouvelle structure d'ensemble, le premier cycle fait apparaître de nombreux problèmes. Comme il n'existe pas de précédent, tous les participants à la consultation découvrent le sujet pour la première fois. Un regard neuf laisse facilement passer des oublis. Mais ce même regard neuf fait aussi remonter des incohérences que seul un premier contact permet de percevoir. Pour faire émerger ces deux types de retours, le premier cycle doit être conduit avec soin.
Après les corrections, le deuxième cycle vérifie la cohérence d'ensemble, et le troisième affine les détails. Sans ces trois étapes, les problèmes invisibles au premier cycle remontent plus tard — et obligent à reprendre la conception depuis la base. Bâcler le travail au stade des fondations fait exploser le coût des corrections ultérieures.
Condition 2 : Modification fondamentale qui remet en cause les hypothèses existantes
Lorsqu'on change les critères de décision ou les hypothèses qui étaient considérés comme corrects jusqu'alors, on adopte le modèle standard.
Quand une hypothèse change, ses répercussions se propagent à d'autres éléments qui en dépendaient. Cette étendue des répercussions n'est pas entièrement visible au moment où le changement est décidé.
Par exemple : supposons que la règle « les décisions se prennent une fois par semaine, regroupées » soit remplacée par « les décisions se prennent à la demande, au moment où le besoin s'en fait sentir ». En apparence, un seul point change. Mais ce changement affecte aussi « les critères pour décider quand lancer une consultation » et « l'ordre de priorité quand plusieurs consultations se chevauchent ». Ce genre d'effets en chaîne ne peut pas être cerné en un seul cycle.
Les deuxième et troisième cycles permettent de vérifier, l'un après l'autre, « ce qui a changé après chaque correction », et d'identifier ainsi toute l'étendue des répercussions.
Condition 3 : Première tentative dans un domaine sans précédent
Même lorsqu'on n'a jamais eu à traiter le même type de décision par le passé, on adopte le modèle standard.
S'il existe des précédents, on peut concentrer les vérifications sur « les problèmes susceptibles de ressembler à ceux de la fois précédente ». Mais dans un domaine où l'on n'a jamais mis le pied, on ne sait même pas à l'avance ce qui risque de poser problème.
Vouloir tout figer en un seul cycle conduit à un résultat précis : résoudre les problèmes visibles, et laisser de côté les problèmes invisibles. En répétant 3 cycles, des perspectives absentes au premier cycle peuvent apparaître au deuxième ou au troisième.
La bonne question n'est pas « 3 cycles suffisent-ils ? » mais « comment faire émerger le maximum de problèmes inédits au fil des 3 cycles ? ». Plus le domaine manque de précédents, plus chaque cycle gagne en valeur.
Condition 4 : Décisions à forte irréversibilité
Lorsqu'on prend une décision difficile à corriger après coup — ou dont le coût de correction est extrêmement élevé —, on adopte le modèle standard.
Une action irréversible (c'est-à-dire une décision qu'on ne peut pas annuler une fois prise) ne laisse aucune marge de correction. Il n'est pas possible de progresser en se disant « on corrigera si un problème survient ». C'est pourquoi il faut faire remonter le maximum de problèmes avant de passer à l'exécution.
Dans cette série, la publication d'un article, une modification majeure de conception, et un accord conclu avec une partie externe sont traités comme exemples de « décisions à forte irréversibilité ». Ce qui est publié ne peut pas être retiré. Et une annulation après modification majeure produit un impact plus grand encore.
Parcourir 3 cycles sert à éliminer autant de problèmes que possible à la dernière occasion où une action corrective est encore possible.
Condition 5 : Modifications dont l'étendue de l'impact est impossible à anticiper
Même lorsque, au moment d'apporter une modification, on ne peut pas voir jusqu'où cette modification va s'étendre, on adopte le modèle standard.
Raccourcir le processus quand l'étendue de l'impact n'est pas encore établie laisse subsister des zones « qu'on a cru vérifier sans les avoir vraiment vérifiées ». Des problèmes restent cachés jusqu'à ce qu'ils se manifestent.
En passant par 3 cycles, ce qui se trouve en dehors du périmètre vérifié au premier cycle devient progressivement visible au deuxième et au troisième. Les problèmes qui apparaissent comme effets secondaires des corrections révèlent parfois que l'impact s'étendait plus loin que prévu. Quand l'étendue est imprévisible, il n'y a pas d'autre moyen que de vérifier plusieurs fois.
Ce que ces 5 conditions ont en commun
Les 5 conditions listées ici partagent une structure commune.
Dans chacune d'elles, le coût d'un oubli est élevé.
Une nouvelle architecture : un oubli entraîne la refonte de toute la conception. Une modification fondamentale : un oubli dans les répercussions déclenche des problèmes en chaîne. Un domaine sans précédent : il n'existe aucun moyen de savoir à l'avance ce qu'on risque d'oublier. Une décision irréversible : il n'existe plus d'occasion de corriger l'oubli. Une modification à l'impact imprévisible : des problèmes surviennent dans la zone oubliée.
Quand le coût d'un oubli est élevé, abréger les cycles devient un risque. Le coût d'un oubli dépasse le coût du temps et de l'énergie économisés.
Ce qu'il reste à faire une fois la décision prise
Une fois qu'on a décidé d'adopter le modèle standard, il suffit de parcourir les 3 cycles selon la procédure.
La question « ce cas nécessite-t-il le modèle standard ? » se résout simplement : il suffit de vérifier si la situation correspond à l'une des 5 conditions ci-dessus. Si oui, on choisit le modèle standard. Si non, d'autres façons de procéder entrent en ligne de compte.
Ne pas repartir de zéro à chaque décision. Se concentrer sur la vérification des conditions. C'est pour cela que cette liste de conditions a été créée. En pratique, l'usage consiste à ouvrir cette liste au moment voulu et à comparer la situation avec chaque condition.